حتما شما نیز در آگهیهای شغلی با عباراتی مانند استخدام منشی و مسئول دفتر مواجه شدهاید. شغل منشی و مسئول دفتر امروزه به یکی از شغلهای پردرآمد تبدیل شده که مورد توجه کاربران مختلفی قرار گرفته است. اگر شما نیز به دنبال یک شغل پردرآمد و با بازار کار عالی هستید، منشی و مسئول دفتر بهترین گزینه است. ما در این مطلب سعی داریم در مورد تفاوت منشی و مسئول دفتر، تعریف شغل منشی و مسئول دفتر، مهارتها و وظایف لازم در زمینه هر دو شغل را در اختیار شما قرار دهیم.
مسئول دفتر کیست؟
مسئول دفتر به کسی گفته میشود که وظیفه هماهنگی امور مهم را در شرکتها و سازمانها بر عهده دارد. مسئول دفتر با انجام پشتیبانی امور مربوط به شرکت هماهنگی بین آنها را انجام میدهد.
مهارتهای لازم برای مسئول دفتر
شما به عنوان یک مسئول دفتر حتما باید مهارتهای این حرفه را بشناسید که شامل موارد زیر میشود:
• روابط عمومی بالا
• اعتماد به نفس بالا
• توانایی پیگیری امور
• مدیریت استرس
• مسئولیتپذیری
• خلاقیت
• تسلط به انجام همزمان کارها
• مهارتهای تخصصی از جمله:
• تسلط به زبان
• تسلط به نرمافزارهای از قبیل آفیس
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• تسلط به تایپ
• توانایی گزارش دهی
وظایف مسئول دفتر
شما قبل از اینکه وارد حیطه شغل مسئول دفتری شوید باید با وظایف آن به طور کامل آشنا شوید تا بتوانید به راحتی سایر موارد مربوط به این شغل را یاد بگیرید.
شما به عنوان مسئول دفتر وظایف زیر را بر عهده خواهید داشت:
• پاسخگویی به ایمیلها، تلفنها، پیامها و فکسها
• برنامهریزی جلسات شرکت
• تهیه گزارش برنامهریزی شده
• ایجاد گزارش
• هماهنگی بین پروژهها
• تهیه فاکتور برای شرکت
• نظارت بر فاکتورهای صادره
• ارائه تحلیل از امور شرکت
• یادآوری زمان جلسات
• برنامهریزی و هماهنگی بین جلسات داخلی
• هماهنگی اتاق تجهیزات
• آماده سازی تجهیزات برای برگزاری جلسات
• دریافت نامههای درون سازمان
• نگهداری نامهها
• پاسخگویی به ارباب رجوع
• انجام ماموریتهای محول شده
• نگهداری از اسناد محرمانه
منشی کیست؟
منشی به کسی گفته میشود که توسط سازمانها و شرکتها برای اموری مانند سازماندهی استخدام میشود. حتما شما هم در طول روزمره در شرکتها و سازمانهای مختلف با منشیهای آنها روبهرو شدهاید. استخدام منشی در بیشتر مواقع به منظور مدیریت و سازماندهی بهتر امور مربوط به شرکت انجام میشود. افرادی که قصد دارند در این موقعیت شغلی فعالیت کنند، پیشنهاد میشود که حتما در دوره منشی گری معتبر شرکت کنند تا مهارتهای مورد نیاز را کسب و تقویت نمایند.
مهارتهای مورد نیاز برای منشی
شما به عنوان یک منشی زمانی میتوانید در این عرصه یک فعالیت خلاقانه و مفید داشته باشید که به طور کامل مهارتهای آن را یاد بگیرید.
مهمترین مهارتهایی که شما به عنوان منشی باید داشته باشید عبارتند از:
• توانایی تنظیم جلسات
• توانایی نامه نگاری
• توانایی کار با کامپیوتر و سیستم
• توانایی انجام تایپ
• تسلط به زبان انگلیسی
• آشنایی با اینترنت
• مسئولیتپذیری
• خلاقیت
• نظم
وظایف منشی
اگر قصد دارید به عنوان منشی وارد بازار کار شوید و با استفاده از مهارتهایی که دارید، در شرکتها و سازمانهای بزرگ استخدام شوید، بهتر است که وظایف منشی را به طور اصولی و با جزئیات بشناسید.
از مهمترین وظایف منشی میتوان موارد زیر را مثال زد:
• پاسخگویی به تلفن، ایمیل، پیامها
• پاسخگویی به ارباب رجوع
• تنظیم جلسات
• پیگیری حضور کارکنان در جلسات شرکت
• یاوری وظایف به کارمندان شرکت
• نامه نگاری
• مدیریت عکسهای شرکت
• مدیریت بایگانی
تفاوت منشی و مسئول دفتر
با توجه به وظایف و مهارتهایی که در مطالب قبلی برای منشی و مسئول دفتر ذکر کردیم، تفاوت منشی و مسئول دفتر مشخص میشود.
البته لازم است این نکته را نیز بیان کنیم که با توجه به نوع شرکت و سازمان این دو شغل وظایف متفاوتی دارند. در واقع با توجه به سازمان و شرکتی که در آن فعالیت دارید حجم کار شما به عنوان مسئول دفتر و منشی متفاوت بوده و کارها تخصصی تر میشود. هرچقدر سازمان و شرکتی که در آن فعالیت دارید گستردهتر و بزرگتر باشد مسلما مهارتهای بیشتری نیز در این زمینه لازم دارید که میتوانید از طریق دورههای آموزش کارهای دفتری کاملا آنها را یاد بگیرید.
برگزاری دوره برنادل برای منشی و مسئولین دفاتر
شرکت در دوره آموزش مسئول دفتر برنادل زمینه یادگیری وظایف و مهارتهای مربوط به شغل منشی و مسئول دفتری را برای شما فراهم کرده است.
در این دوره آموزشهایی از جمله آموزش امور اداری و دفتری، مهارتهای منشی، مهارتهای مسئول دفتر، تمام وظایف این پوزیشنهای شغلی و نحوه انجام آنها به طور کامل انجام میشود. مزیت اصلی این دوره برنادل، بهروزرسانی دورهای است که سبب میشود اطلاعات شما به روز شود.
در آخر نیز به شما مدرک فنی حرفهای برنادل داده میشود که میتوانید از طریق آن در شرکتها و سازمانهای مورد علاقه خود استخدام شوید. همچنین به دلیل این که در بستر اسپات پلیر برگزار میشود، سبب میشود که محدود به زمان و مکان خاص نباشید و به راحتی به ارتقای اطلاعات خود بپردازید.
سخن آخر
شغل منشی و مسئول دفتری امروزه دارای بازار کار بسیار عالی و با حقوق مناسب است. از این رو اگر قصد دارید در این زمینه فعالیت داشته باشد حتما در دورههای آموزشی مناسب شرکت کنید. با تسلط کامل به مهارتهای مورد نیاز میتوانید به راحتی در شرکتهای بزرگ استخدام شوید. ما سعی کردیم در این مطلب ضمن توضیح تفاوت منشی و مسئول دفتر در قالب شرح وظایف و مهارتها، نحوه منشی و مسئول دفتر شدن حرفهای را از طریق شرکت در دوره برنادل نیز برای شما بیان کنیم.
