نوشتن نامه اداری و رسمی انگلیسی + تصاویر

به گزارش اطلاع نیوز

نامه های رسمی می توانند برداشت های دیگران از شما را شکل دهند، خواننده را از یک مسئله جدی مطلع سازد یا در رابطه با انجام کاری باشد. 

در این مقاله قصد داریم شما را با نحوه ی نوشتن یک نامه اداری و رسمی به زبان انگلیسی آشنا کنیم:

دو نوع اصلی نامه های رسمی و اداری: نامه های چاپی یا کتابی و نامه های معمول اداری هستند. 

نحوه نوشتن نامه های رسمی و نسخه های چاپی: Block Style

1-    آدرس و شماره فرستنده را در سمت چپ بالای صفحه بنویسید. اگر نماینده یک شرکت هستید، آدرس شرکت را بنویسید. اگر نویسنده هستید، آدرس خود را بنویسید. آدرس خیابان خود را در خط دوم و نام شهر، استان یا ایالت و کد پستی خود را بعد از آن بنویسید. سپس نوبت به نوشتن شماره است که در پایین آدرس نوشته می شود.

 

2-    تاریخ را مستقیما در زیر آدرس فرستنده قرار دهید. تاریخ به دو دلیل بسیار مهم است: اگر شما تلاش می کنید یک شخص یا کاری را مانند (ارسال چک، چک کردن، تعمیر، سفارش و غیره) در مدت زمان خاصی انجام دهد، آن را در یک قاب زمانی مشخص می کنید. توجه داشته باشید که حتما یک کپی از نامه را برای دلایل قانونی حفظ کنید، تاریخ کاملا ضروری است.

 

3-    بعد از ثبت تاریخ نوبت به نوشتن نام گیرنده است. نام، سمت و نشانی شخص را به ترتیب پشت سر هم بنویسید. نام شخص را با پیشوندهایی نظیر: (Mr., Mrs., Ms., Miss, Dr…. .) استفاده کنید. سپس عنوان شغلی مناسب شخص مورد نظر و بعد از آن نام شرکت را بنویسید. در خط بعدی آدرس گیرنده، شهر، کشور، و کد پستی را درج کنید.

 

4-    عرض سلام و تهنیت خودتان را همراه با نام شخص گیرنده برسانید. این عرض ادب باید به طور رسمی و با استفاده از سمت و پیشوندهای شخص مانند: "دکتر"، "آقای"، "خانم" یا "دوشیزه" و نام کامل آنها استفاده کنید.

 

5-    نوشتن متن اصلی نامه. متن نامه نباید بیش از سه پاراگراف باشد. این هنر شماست که بتوانید در حداکثر سه پاراگراف نیت و قصد خود را بیان کرده و مطلب را برسانید. 

 

6-    نامه خود را با احترام امضا کنید. ترجیحا از عباراتی همچون "با احترام" و "با سپاس" ... استفاده کنید. فضایی را در این قسمت برای انجام امضا و یا مهر کردن خالی بگذارید. 

 

7-    در صورت وجود ضمیمه مانند (فایل رزومه، برنامه و ...) حتما بعد از امضا از کلمه ی "همراه با پیوست" استفاده کنید. اگر پیوست های شما بیش از یک عدد می باشد فهرستی از پیوست ها را به انتهای نامه ی خود اضافه کنید.

همچنین در اطلاع نیوز بخوانید: آموزش حرفه ای نوشتن رزومه

8-    در آخر حتما نامه خود را ویرایش کنید. حروف الفبا از نام ها، آدرس ها و غیره و خطاهای دستور زبان را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که نوشته شما واضح و مختصر است. 

 

نحوه نوشتن نامه های معمول اداری:  (Administrative Management Style (AMS

1-    آدرس فرستنده را در سمت چپ بالای صفحه بنویسید. اگر از یک سربرگ استفاده می کنید نیازی به نوشتن آدرس فرستنده نیست و به جای آن می توانید تاریخ قرار دهید.

 

2-    تاریخ را مستقیما در زیر آدرس فرستنده بنویسید وهیچ فاصله ای بین خطوط قرار ندهید.

 

3-    آدرس گیرنده را یک خط زیر تاریخ بنویسید.

 

4-    موضوع نامه را در زیر تاریخ ذکر کنید تا دریافت کننده از آن مطلع شود. 

 

5-    نوبت به بدنه ی اصلی نامه می رسد. در این قسمت می توانید شرح مختصری از موضوع را بنویسید. دقت داشته باشید که این قسمت باید کوتاه و در عین حال کامل باشد. 

 

6-    بعد از اتمام متن اصلی، نام خود را در زیر آن بنویسید. بدون هیچ تعارف یا پیشوندی. در زیر نام فضایی برای مهر و امضا قرار دهید و پس از آن نیز سمت خود را درج کنید.

 

7-    در صورت وجود ضمیمه از این کلمه در نامه خود استفاده کنید و در صورت وجود تعداد بالا، فهرستی از آنها را در نامه بیاورید.

 

8-    و در نهایت نامه خود را از لحاظ املا و دستور زبانی ویرایش کنید. اطمینان حاصل کنید که نام و آدرس را درست وارد کرده اید.

 

ارسال کردن نامه اداری: Sending Letter

1-    یک پاکت نامه ی ساده به شکل مربع یا مستطیل انتخاب کنید. نباید بر روی آن طرح داشته باشد. در این مورد شما می توانید از پاکت های سفارشی که ضخیم تر هستند و دوام بیشتری دارند استفاده کنید.

 

2-    کاملا حرفه ای و بدون هیچ گونه چروک یا کثیفی آن را متناسب با اندازه ی پاکت تا کرده و قرار دهید.

 

3-    بعد از قرار دادن آن در داخل پاکت، طبق خطی که مشخص شده نامه را مهر و موم کنید. نوع بسته بندی نامه به پاکتی که خریداری کرده اید بستگی دارد.

 

4-    پاکت را برگردانید و نام خود را در گوشه بالا سمت چپ بنویسید. نام خیابان نشانی خود را در خط بعدی نوشته و پس از آن نام استان، ایالت و کد پستیتان را بنویسید. 

 

5-    نشانی پاکت. در سمت راست و قسمت پایینی پاکت، نام فرد دریافت کننده ی نامه را بنویسید. در خط پایین آن نام شرکت را (اگر شرکت وجود دارد) بنویسید. آدرس خیابان را در زیر نام شرکت و نام شهر، استان و کد پستی را در زیر نام خیابان بنویسید.

 

6-    و در نهایت مهر (یا تمبر) را در گوشه بالا سمت راست بچسبانید. اطمینان حاصل کنید که تمبر شما ارزش وزن نامه شما را دارد.